Bieżąca konserwacja i serwis systemu sygnalizacji pożaru i oddymiania – zaproszenie do składania ofert

ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT
(zapytanie ofertowe)

Bieżąca konserwacja i serwis systemu sygnalizacji pożaru i oddymiania
w Muzeum Azji i Pacyfiku im. Andrzeja Wawrzyniaka w Warszawie.

Postępowanie prowadzone bez zastosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r.
Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2019 r. poz. nr 1843 ze zm.)
na podstawie art. 4 pkt. 8 w/w ustawy.

ZAMAWIAJĄCY

Muzeum Azji i Pacyfiku im. Andrzeja Wawrzyniaka w Warszawie

Solec 24

00-403 Warszawa

tel. 22 629 92 68

fax. 22 621 94 70

Adres strony internetowej Zamawiającego: www.muzeumazji.pl

PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

2.1 Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na na wykonaniu usługi bieżącej konserwacji i serwisu systemu sygnalizacji pożaru i oddymiania w Muzeum Azji i Pacyfiku im. Andrzeja Wawrzyniaka w Warszawie.

2.2 Przedmiot zamówienia wg Wspólnego Słownika Zamówień (CPV) określa kod:

51700000-9 Usługi instalowania sprzętu przeciwpożarowego

75251110-4 Usługi ochrony przeciwpożarowej

31625000-3 Alarmy przeciwpożarowe

2.3 Zakres zadania obejmuje:

Zakres czynności wykonanych w ramach konserwacji i serwisu systemu sygnalizacji pożaru

Sprawdzenie zasilania podstawowego – kwartalnie
Sprawdzenie zasilania rezerwowego (pomiar) – kwartalnie
Sprawdzenie sygnalizacji braku źródła podstawowego – kwartalnie
Sprawdzenie sygnalizacji braku źródła rezerwowego – kwartalnie
Sprawdzenie działania czujek dymu (przez zadymienie) – kwartalnie
Sprawdzenie wskaźników zadziałania – kwartalnie, każdy 1 raz w roku
Sprawdzenie działania przycisków ROP – kwartalnie, każdy 1 raz w roku
Kontrola poprawności czytania danych programowych panelu zewnątrz
Kontrola / ustawienie zegara czasu rzeczywistego – miarę potrzeby
Kontrola działania komputera systemowego
Sprawdzenie działania wewnętrznej sygnalizacji akustycznej – kwartalnie
Sprawdzenie działania zewnętrznej sygnalizacji akustycznej
Sprawdzenie umocowania sygnalizatorów – kwartalnie
Sprawdzenie działania linii dozorowych na kryterium uszkodzenia – kwartalnie
Sprawdzenie działania linii dozorowych na kryterium dozorowania – kwartalnie
Sprawdzenie poprawności działania drukarki (jakość druku) – kwartalnie
Sprawdzenie zacisków uziemienia – kwartalnie
Sprawdzenie transmisji danych między płytami i modułami
Konserwacja zacisków akumulatorów – kwartalnie, lub w miarę potrzeby jeśli sygnalizuje to system sygnalizacji pożaru
Konserwacja pozostałych zacisków, styków i złącz elektrycznych – kwartalnie
Wpisywanie uwag o stanie technicznym do Książki Pracy systemu – kwartalnie, miesięcznie w miarę potrzeby

Zakres czynności wykonanych w ramach konserwacji i serwisu systemu oddymiania

Sprawdzenie zasilania podstawowego i awaryjnego – kwartalnie
Sprawdzenie działania czujek dymu (przez zadymianie) – kwartalnie
Sprawdzenie sygnalizacji na centrali stanu uszkodzenia i alarmu – kwartalnie
Sprawdzenie działania przycisków alarmowych i przewietrzenia – kwartalnie
Sprawdzenie działania siłowników i domykania klap – kwartalnie
Sprawdzenie połączeń mechanicznych i elektrycznych – kwartalnie
Sprawdzenie współdziałania z systemem SAP – kwartalnie
Wpisywanie uwag o stanie technicznym do Książki Pracy systemu – kwartalnie
Wymiana uszkodzonych części o ograniczonej żywotności (lampek, bezpieczników, szybek ochronnych ROP) – zarówno konserwacji systemu oddymiania jak i systemu sygnalizacji pożaru

Zakres czynności wykonanych w ramach konserwacji i serwisu gaśnic, hydrantów wewnętrznych, zaworów hydrantowych oraz węży

Wykonanie przeglądu gaśnic (30 szt.) potwierdzone odpowiednią kontrolką umieszczoną na gaśnicy, informującą o dacie wykonania przeglądu oraz terminie kolejnego przeglądu gaśnicy – raz w roku
Wykonanie przeglądu hydrantów wewnętrznych (4 szt.,) oraz zaworów hydrantowych, w ramach którego wykonywane będą następujące czynności:
1. sprawdzenie stanu technicznego i działania wszystkich elementów składowych;
2. weryfikacja oznakowania oraz instrukcji obsługi;
3. dokonanie pomiaru ciśnienia oraz wydajności;
4. oznakowanie etykietą „sprawdzony” wraz z datą następnej kontroli lub w przypadku, kiedy konieczne są poważniejsze naprawy etykietą „uszkodzony”;
5. wystawienie „protokołu badania ciśnienia”.
Wykonanie prób ciśnieniowych węży stanowiących wyposażenie hydrantów wewnętrznych na maksymalne ciśnienie robocze zgodnie z Polską Normą dotyczącą konserwacji hydrantów wewnętrznych.

2.4 Do obowiązków Wykonawcy składającego ofertę w postępowaniu należy podejmowanie interwencji serwisowych na wezwanie, w terminie nie dłuższym niż 8 h od momentu zgłoszenia awarii. Wykonawca zobowiązuje się do przyjmowania zleceń całodobowo na dedykowany numer telefonu oraz adres poczty e-mail. Wszelkie naprawy wynikające z przeglądu serwisowego będą usuwane w ramach odrębnego zlecenia, po zaakceptowaniu przez Zamawiającego zaproponowanej wyceny.

2.5 Wszystkie działania określone powyżej mają zapewnić prawidłowe działanie systemu sygnalizacji pożaru i oddymiania zgodnie z jej gospodarczym przeznaczeniem.

2.6 Zamawiający informuje, iż w Muzeum zainstalowano System Sygnalizacji Pożaru ARITECH 286418C i IGNIS.

2.7 Konserwacja i serwis systemu sygnalizacji pożaru i oddymiania musi być wykonywany z uwzględnieniem rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 2 września 2014 r. w sprawie zabezpieczania zbiorów muzeum przed pożarem, kradzieżą i innym niebezpieczeństwem grożącym ich zniszczeniem lub utratą (w szczególności § 14).

2.8 Konserwacja i serwis systemu sygnalizacji pożaru i oddymiania musi zostać wykonany przez Wykonawcę zgodnie z oficjalnymi wytycznymi i instrukcjami producenta urządzenia oraz normami.

2.9 W ramach zadań określonych w niniejszym zapytaniu Wykonawca jest zobowiązany na własny koszt do:

wykonania wszelkich prac zagospodarowania i zabezpieczenia terenu konserwacji i serwisu niezbędnych do prawidłowego rozpoczęcia i przeprowadzenia go, w szczególności zabezpieczenie przed uszkodzeniem lub zniszczeniem eksponatów muzealnych;
przeszkolenia pracowników Zamawiającego z obsługi systemu sygnalizacji pożaru i oddymiania (raz w roku);
sporządzania raz na kwartał protokołu potwierdzającego wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszego zapytania a potem podpisanej Umowy, potwierdzonego przez upoważnionego pracownika Zamawiającego.

2.10 Wykonawca udziela Zamawiającemu gwarancji na wykonane usługi na okres 12 miesięcy.

2.11 Zamawiający zaleca aby Wykonawca przed złożeniem oferty dokonał wizji lokalnej.

2.12 Zamawiający informuje, iż działając na podstawie art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno – prywatnym (Dz. U. poz. 2191) wyłącza możliwość stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

2.13 Zamawiający nie dopuszcza możliwości składnia ofert na poszczególne części przedmiotu zamówienia.

TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Termin realizacji zamówienia : 12 miesięcy od dnia podpisania Umowy z Wykonawcą.

WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące:

posiadania uprawnień

Brak warunków udziału w postępowaniu w tym zakresie.

posiadania wiedzy i doświadczenia do wykonania przedmiotowego zamówienia;

Warunek ten zostanie spełniony, jeśli Wykonawca wykaże, że w ciągu ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, wykonał minimum trzy umowy obejmujące konserwację i serwis systemu sygnalizacji pożaru oraz oddymiania. Każda z umów powinna być realizowana nie krócej niż 12 miesięcy.

Spełnienie warunku opisanego powyżej będzie oceniane na podstawie dołączonego do oferty Wykazu wykonanych głównych usług, w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie; (dokumenty potwierdzające należyte wykonanie w oryginale lub potwierdzone za zgodność z oryginałem).

3) dysponowania odpowiednim potencjałem osobowym

Brak warunków udziału w postępowaniu w tym zakresie.

4) znajdowania się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca, ze względu na szczególny charakter obiektu, w tym bezpośredni kontakt z dziełami sztuki wykaże, że jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia na sumę gwarancyjną minimum 50 000,00 zł.

Wykonawca udokumentuje spełnienie warunku udziału w postępowaniu poprzez oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu oraz dołączenie do oferty kopii polisy OC (potwierdzonej za zgodność z oryginałem).

4.2 Ocena wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana zostanie w oparciu o informacje zawarte w oświadczeniach i dokumentach złożonych przez Wykonawcę wraz z ofertą.

Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia (konsorcjum, spółka cywilna). W takim przypadku Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich
w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy.
W przypadku Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia warunek,
o którym mowa pkt 2 i 4 powinien spełniać co najmniej jeden z tych Wykonawców.

SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY

5.1Wykonawca powinien przedstawić swoją ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania – załącznik numer 1 oraz dołączyć załącznik numer 2.

5.2 Cena ofertowa, wyrażona w złotych polskich, zaokrąglona do dwóch miejsc po przecinku, podana w kwocie brutto (oraz netto) musi uwzględniać całkowity koszt realizacji przedmiotu zamówienia i wszystkie elementy cenotwórcze.

5.3 Cenę oferty należy obliczyć uwzględniając cały zakres zamówienia określony w niniejszym zapytaniu ofertowym.

Cena oferty musi obejmować wykonanie wszystkich czynności i wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia, w tym podatek VAT.
Cena podana przez Wykonawcę jest ostateczna i nie będzie podlegać zmianom (z wyjątkiem omyłek rachunkowych).
Do oferty należy dołączyć także aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji. Wymóg ten zostanie spełniony jeżeli Wykonawca załączy do oferty wydruk z KRS bądź CEIDG, w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności.
Oferta musi być podpisana przez osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy lub podpisana przez osoby upoważnione. Wszelkie poprawki lub zmiany w tekście oferty muszą być naniesione w sposób czytelny, datowane i podpisane przez osobę upoważnioną.

TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć osobiście, pocztą lub pocztą elektroniczną (skan dokumentów podpisany przez Wykonawcę) do dnia 07.05.2020 r. godz. 12.00

na adres: Muzeum Azji i Pacyfiku im. Andrzeja Wawrzyniaka w Warszawie

Solec 24

00-403 Warszawa

tel. 22 629 92 68

fax. 22 621 94 70

e-mail : sekretariat@muzeumazji.pl

UWAGA. O zachowaniu terminu decyduje data wpływu do Muzeum. Oferty, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.

KRYTERIA KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY

7.1 Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która będzie najtańsza. Z Wykonawcą, który złożył tę ofertę, zostanie zawarta umowa.

7.2 Jeżeli Zamawiający nie może dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że oferty miały taką samą cenę, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych.

7.3 Wykonawcy, składający oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen brutto wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach.

INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
- Zamawiający przy wyborze ofert zastosuje procedurę odwróconą zgodnie, z którą najpierw stworzy ranking ofert od najtańszej do najdroższej, a następnie zweryfikuje czy Wykonawca, którego oferta była najtańsza spełnia warunki udziału w postępowaniu. Wykonawcy, którzy zajęli kolejne miejsca w rankingu nie będą weryfikowani pod kątem spełniania warunków udziału w postępowaniu, a tym samym nie będą wyzwani do składania wyjaśnień bądź uzupełniania dokumentów.
- Zamawiający wykluczy z udziału w postępowaniu Wykonawców, którzy nie wykażą,
  iż spełniają warunki udziału w postępowaniu określone przez Zamawiającego w niniejszym Zapytaniu. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uznaje się za odrzuconą.

8.3 Zamawiający informuje, iż będzie wzywał Wykonawców do uzupełnienia brakujących dokumentów lub złożenia stosownych wyjaśnień, w zależności od zaistniałej sytuacji faktycznej. Brak odpowiedzi na wezwanie Zamawiającego lub niedotrzymanie terminu w nim określonego będzie skutkowało wykluczeniem z udziału w postępowaniu.

8.4 Zamawiający informuje, iż odrzuci oferty, których treść nie odpowiada treści niniejszego ogłoszenia oraz te zawierające rażąco niską cenę (po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do złożenia wyjaśnień / kalkulacji ceny i ocenie tychże przez Zamawiającego).

8.5 Zamawiający informuje, iż przewiduje możliwość podjęcia negocjacji, z Wykonawcą najwyżej ocenionym, w sytuacji, gdy oferta ta będzie przekraczała możliwości finansowe Zamawiającego, a Zamawiający nie będzie miał możliwości zwiększenia kwoty jaką dysponuje do wysokości oferty najwyżej ocenionej.

8.6 Zamawiający informuje, iż unieważni postępowanie w sytuacji, gdy nie wpłyną oferty, wszystkie oferty zostaną odrzucone lub oferta z najwyższą ceną przewyższa możliwości finansowe Zamawiającego, a negocjacje, o których mowa powyżej nie odniosły zamierzonego skutku.

8.7 O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów telefonicznie oraz zamieści informację na stronie internetowej Muzeum.

8.8 Zamawiający zastrzega, iż w sytuacji gdy wyłoniony Wykonawca będzie uchylał się od podpisania umowy zostanie wybrany Wykonawca, który zajął kolejne miejsca na liście rankingowej, potwierdzi spełnianie warunków udziału w postępowaniu oraz chęć realizacji zamówienia.

8.9 Z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, zostanie podpisana Umowa, na zasadach i wzorze określonym przez Zamawiającego.

KLAUZULE INFORMACYJNE

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, Zamawiający informuje, że:

9.1 administratorem danych osobowych podanych przez Wykonawcę jest Muzeum Azji i Pacyfiku im. Andrzeja Wawrzyniaka w Warszawie, ul. Solec 24, 00-403 Warszawa, tel. 22 629 92 68, fax. 22 621 94 70;

9.2 Muzeum powołało inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować poprzez e-mail : iod@safeguard.com.pl lub adres do korespondencji podany w punkcie 9.1.

9.3 dane osobowe Wykonawcy przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO
w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na bieżącą konserwację i serwis systemu sygnalizacji pożaru i oddymiania w Muzeum Azji i Pacyfiku im. Andrzeja Wawrzyniaka w Warszawie, realizowanego na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Pzp;

9.4 odbiorcami danych osobowych Wykonawcy będą osoby lub podmioty,
którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu przepisy dotyczące dostępu do informacji publicznej;

9.5 dane osobowe Wykonawcy zawarte w ofercie będą przechowywane, przez okres obowiązku archiwizacyjnego, określonego w Jednolitym Rzeczowym Wykazie Akt, obowiązującym w Muzeum;

9.6 w odniesieniu danych osobowych Wykonawcy decyzje nie będą podejmowane
w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

9.7 Wykonawca posiada :

– na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do swoich danych osobowych;

– na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych;

– na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

– prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Wykonawca uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy RODO;

9.8 Wykonawcy nie przysługuje :

w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
OSOBAMI UPRAWNIONYMI DO KONTAKTU Z WYKONAWCAMI SĄ:

10.1 zakresie przedmiotu zamówienia i spraw proceduralnych – Pan Maciej Gacyk, tel. 22 629 92 68 wew. 120;

10.2 ewentualne zapytania co do przedmiotu zamówienia można przesyłać na adres
e-mail wymieniony w pkt. 6.